Ayudante Administrativo

Descripción general de la posición

Los candidatos exitosos tendrán experiencia en un entorno de oficina. El puesto ayuda a los dueños de negocios, al equipo de administración y a los miembros del equipo con una variedad de tareas que incluyen el procesamiento de facturas, el cobro de pagos, el seguimiento del servicio al cliente, la contestación de teléfonos, el uso de varios tipos de software y la interacción con clientes y proveedores. Imprescindible experiencia con Outlook y Excel. Preferir habilidades sólidas de escritura y resolución de problemas.

Responsabilidades laborales

• Prepara correspondencia, memorandos, informes, etc.
• May inicia correspondencia rutinaria y no rutinaria
• Puede reservar viajes y conciliar informes de gastos.
• Responde llamadas telefónicas, saluda a los visitantes y resuelve consultas rutinarias y complejas.
• Puede programar citas y reuniones
• Puede ingresar un nuevo trabajo en ServiceMaster CRM, captura información relevante del cliente y del trabajo
• Puede utilizar la asistencia de uno o más miembros del personal de apoyo en función de informes o proyectos.
• Opera una computadora personal y paquetes de software apropiados o su equivalente
• Puede hacer un seguimiento con el cliente sobre el trabajo realizado
• Puede llamar a los clientes para cobrar los pagos.
• Puede ayudar a otros departamentos dentro de la empresa.
• Entiende los sistemas operativos de ServiceMaster y los servicios que ofrecemos

Requisitos de trabajo

• Se requiere diploma de escuela secundaria/GED
• Experiencia previa en asistente administrativo preferida pero no requerida
• Se requiere experiencia y habilidad con la aplicación Microsoft © Office (Word, Outlook, PowerPoint y Excel)
• Cómodo con el uso de múltiples tipos de software
• Manejo del tiempo personal y habilidades organizativas.
• Habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Confiable y adaptable para operar dentro de un entorno de trabajo acelerado
• Habilidad para manejar información altamente confidencial.

Exigencias físicas y condiciones de trabajo

Las demandas físicas son representativas de aquellas que debe cumplir un empleado para realizar la función esencial para este trabajo. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.

El titular debe estar preparado para:

• Mueva hasta 20 libras de vez en cuando, levantando, transportando, empujando, tirando o reposicionando objetos.
• Sentarse por largos períodos de tiempo mientras usa equipos de oficina como computadoras, teléfonos, etc.
• digitación y movimientos repetitivos; como el movimiento de muñecas, manos y dedos al pellizcar, pellizcar y escribir durante su entorno de trabajo normal.
• Agudeza visual cercana para realizar actividades orientadas a los detalles a distancias cercanas a los ojos, así como agudeza visual para realizar actividades como preparar y analizar datos, ver la pantalla de la computadora.
• Estar expuesto a diversas condiciones de trabajo en el interior: El cambio del entorno del edificio, como con o sin aire acondicionado y calefacción.

Descargo de responsabilidad

Las declaraciones anteriores pretenden describir la naturaleza general y el nivel de trabajo que realizan los asociados asignados a esta clasificación. No deben interpretarse como una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, deberes y habilidades requeridas del personal así clasificado. Es posible que se requiera que todo el personal realice tareas fuera de sus responsabilidades normales de vez en cuando, según sea necesario. La Compañía se reserva el derecho de modificar esta descripción en el futuro, con o sin previo aviso al empleado. Esta Descripción del puesto no crea un contrato de trabajo, implícito o de otro tipo, y el empleo con la Compañía permanece a voluntad. Estas responsabilidades están sujetas a posibles modificaciones para adaptarse razonablemente a las personas con discapacidades.