Resumen del trabajo: El especialista en cuentas por pagar en el campo de la restauración de desastres es responsable del procesamiento preciso y oportuno de todas las facturas, informes de gastos, facturación y solicitudes de pago relacionadas con los proyectos de restauración. Este papel desempeña un papel fundamental para garantizar la gestión financiera adecuada de los proyectos, mantener relaciones sólidas con los proveedores y respaldar el flujo eficiente de las operaciones durante y después de los desastres. El candidato ideal será detallista, adaptable, poseerá sólidas habilidades organizativas y tendrá una sólida comprensión de los principios contables, preferiblemente con experiencia en las industrias de construcción, servicios o restauración.

Este puesto de TIEMPO COMPLETO trabaja en estrecha colaboración con el Gerente de Finanzas y lo asiste.

Responsabilidades clave:

Procesamiento y gestión de facturas:

Reciba, revise y procese un gran volumen de facturas de proveedores, garantizando la precisión, la codificación adecuada de las cuentas del libro mayor y los costos de trabajo específicos, y el cumplimiento de las políticas de la empresa.
Verifique el impuesto sobre las ventas en las facturas y haga las correcciones necesarias para cumplir con los requisitos estatales.
Haga coincidir las facturas con las órdenes de compra, autorizaciones de trabajo y otra documentación de respaldo (por ejemplo, albaranes, recibos de servicio) para garantizar la autorización y recepción adecuadas de bienes/servicios.
Identifique y resuelva las discrepancias, trabajando en colaboración con los gerentes de proyecto, los equipos de operaciones y los proveedores para garantizar una resolución oportuna.
Ingrese todas las transacciones (facturas, solicitudes de cheques, transacciones con tarjeta de crédito) en el sistema de gestión financiera (por ejemplo, QuickBooks, Xactimate, DASH o ERP específico de la industria).
Desglose de cuentas por pagar

Relaciones y Gestión con Proveedores:

Configure y mantenga los archivos de los proveedores, incluida la obtención de W-9, certificados de seguro (COI).
Responda a todas las consultas de los proveedores sobre el estado de los pagos, las discrepancias y la información de la cuenta de manera profesional y oportuna.
Concilie los estados de cuenta de los proveedores para garantizar que todas las facturas estén actualizadas y sean precisas, haciendo un seguimiento de cualquier discrepancia o pago no aplicado.
Ayudar con las auditorías trimestrales 1099 y la actividad anual 1099.
Informe mensual de cuentas por pagar de regalías.

Cálculo de costos de trabajo y apoyo financiero:

Mantenga registros precisos de costos de trabajo, asegurando que todos los gastos (mano de obra, materiales, subcontratistas, alquiler de equipos) se asignen correctamente a cada proyecto.
Colabore con los gerentes de proyecto para realizar un seguimiento de los gastos del proyecto y garantizar que los costos se alineen con los presupuestos del proyecto.
Ayudar con los procesos de cierre de fin de mes y fin de año, incluida la preparación de acumulaciones, entradas de diario y conciliaciones del libro auxiliar de cuentas por pagar con el libro mayor.
Genere varios informes relacionados con las cuentas por pagar, los costos del trabajo y la actividad del proveedor según se solicite.

Cumplimiento y documentación:

Garantice el cumplimiento de las políticas de la empresa, las regulaciones de la industria y los controles financieros.
Mantener organizada y accesible la documentación de las cuentas por pagar y los registros/archivos de soporte (físicos y digitales) de conformidad con las políticas de retención.
Ayudar con las solicitudes de auditoría interna y externa investigando y proporcionando los documentos necesarios.
Manténgase informado de las regulaciones de impuestos sobre las ventas y el uso relevantes para la industria de la restauración.

Otras funciones:

Ayudar con otras tareas administrativas según se le asigne. (Cobros, Archivo, Aceptar pagos de clientes, Aprobar compras de empleados)
Recepcionista de respaldo cuando sea necesario
Mantenimiento de material de oficina
Cualquier otra tarea que el Gerente de Finanzas considere oportuna en un momento dado, para ayudar al departamento.

Requisitos y requisitos:

Educación: Graduado de la escuela secundaria o equivalente

Experiencia: 1+ años de experiencia progresiva en cuentas por pagar, con una fuerte preferencia por la experiencia en las industrias de restauración de desastres, construcción o servicios.

Habilidades técnicas:

Dominio del software de contabilidad Quickbooks Online
Dominio de Microsoft Office Suite, particularmente Excel.
Capacidad para adaptarse a nuevos programas informáticos y tener fuertes habilidades informáticas.
Uso del software de nuestra empresa para la documentación de los archivos de clientes/proveedores.

Conocimientos y habilidades:

Comprensión completa de los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) y de los procedimientos de teneduría de libros.
Excepcional atención al detalle y precisión.
Habilidades analíticas y de resolución de problemas fuertes para identificar y resolver discrepancias.
Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal para una interacción efectiva con los proveedores, el personal interno, y la gerencia.
Sólidas habilidades organizativas y de gestión del tiempo con la capacidad de priorizar y gestionar múltiples tareas en un entorno de ritmo rápido y alto volumen.
Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo.
Proactivo y adaptable, especialmente dada la naturaleza de emergencia de los trabajos de restauración en caso de desastre.
Alto grado de confidencialidad e integridad.

Requisitos físicos:

Principalmente trabajo de oficina, que requiere períodos prolongados de estar sentado y usar la computadora.
Capacidad para levantar y/o mover ocasionalmente hasta 20-50 libras.
Puede requerir flexibilidad ocasional para trabajar horas extendidas durante los eventos de mayor demanda por desastre o el cierre de fin de mes.
Debe ser capaz de caminar un solo tramo de escaleras de manera constante.

Beneficios:

PAGO DE VACACIONES
TIEMPO LIBRE ACUMULADO
LTD/ADD/SEGURO DE VIDA
Igualación de 401(k)
Seguro dental
Seguro de enfermedad

DEBE PASAR UNA INVESTIGACIÓN DE ANTECEDENTES: NO HAY DELITOS GRAVES (etc.), ASÍ COMO UN INFORME DE VEHÍCULO MOTORIZADO.

DEBE ESTAR AUTORIZADO PARA TRABAJAR EN LOS ESTADOS UNIDOS, NO EN UN PUESTO DE SUBCONTRATISTA.

EL HORARIO NORMAL DE ATENCIÓN ES DE 8 A.M. A 4:30 P.M. DE LUNES A VIERNES

DEBE TENER TRANSPORTE CONFIABLE HACIA Y DESDE EL TRABAJO

Compensación: $19.00 - $25.00 por hora

Construida sobre una base de grandes marcas y empleados con pasión por el servicio, nuestra visión es ser el proveedor líder de servicios esenciales a través de personas capacitadas, servicio al cliente de primera clase y acceso conveniente. Al unirse a ServiceMaster, será parte de una red talentosa de empleados con una visión compartida.

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